Plugin einrichten
Navigation: Systemverwaltung ➞ Schnittstellen ➞ Plugins ➞ XRechnung
Stammdaten
Übertragungskanal E-Mail (via SMTP)
- Aktiv – Aktiviert das xRechnungs-Plugin.
- Live-Modus – Aktiviert den Live Modus.
- SMTP-Server – Geben Sie hier die SMTP-Server-Adresse für die Übertragung der xRechnungen an.
- SMTP-E-Mail-Adresse – Geben Sie hier die SMTP-Email-Adresse, welche verwendet werden soll an.
- SMTP-Passwort – Geben Sie hier das Passwort zur SMTP-Email-Adresse, welche verwendet werden soll an.
- SMTP-Port – Geben Sie hier den Port zum SMTP-Server an.
Eingangsrechnungsimport (via IMAP)
- Eingangsrechnungen im minütlichen Cron importieren – Importiert Eingangsrechnungen über den minütlichen Cron wenn aktiv.
- IMAP-Host – Geben Sie hier die IMAP-Server-Adresse für den Eingangsrechnungsimport an.
- IMAP-E-Mail-Adresse – Geben Sie hier die IMAP-Email-Adresse, welche verwendet werden soll an.
- IMAP-Passwort – Geben Sie hier das Passwort zur IMAP-Email-Adresse, welche verwendet werden soll an.
- IMAP-Port – Geben Sie hier den Port zum IMAP-Server an.
Es werden separate E-Mail-Konten für SMTP und IMAP benötigt. SMTP muss für die Übertragung der xRechnungen eingerichtet sein. IMAP falls der automatische Eingangsrechnungsimport genutzt werden soll.
Füllen Sie die Daten des Plugins für die von Ihnen benötigten Funktionen aus und aktivieren Sie dieses, danach stehen Ihnen die XRechnungs-Funktionen in Warexo zur Verfügung.
Rechnung einlesen
Navigation: Kreditorenverwaltung ➞ Verbindlichkeiten
XML-Datei
XRechnungen können ausschließlich als .xml-Datei (UBL-Format) eingelesen werden.
PDF-Datei
Beim Einlesen einer PDF-Datei wird versucht, über die darin enthaltenen Texte eine Verbindlichkeit anzulegen. Diese Funktion ist unabhängig von XRechnung.
Zum Auslesen von PDF-Dateien muss Ghostscript am Server installiert sein.
Klicken Sie nun auf „Importieren“ und die Rechnung wird eingelesen, sofern diese in einem lesbaren bzw. gültigen Format ist.
Sie können nun die importierte Verbindlichkeit überprüfen und ggf. Anpassungen vornehmen.
Eingangsrechnungen können wenn der Eingangsrechnungsimport eingerichtet ist, auch automatisch eingelesen werden.
XRechnung erzeugen
Navigation: Auftragsverwaltung ➞ Aufträge
XRechnungen können nur für Aufträge im Netto-Modus erstellt werden.
Sie können mit aktiven Plugin nun auch XRechnungen in Warexo erstellen. Gehen Sie dazu in der Auftragsverwaltung in einen Auftrag und klicken auf den neuen XRechnung-Button:
Klicken sie dort auf „XRechnung herunterladen“ und Sie erhalten die XRechnung zu diesem Auftrag im .xml Format.
XRechnung senden
Es muss der Übertragungskanal E-Mail (SMTP) eingerichtet sein für das Senden der xRechnungen.
Sie haben im xRechnungs-Widget die Möglichkeit eine Leitweg-ID zu hinterlegen, diese wird zwingend benötigt sofern es sich bei dem Rechnungsempfänger um eine Behörde handelt.
Navigation: Kunden ➞ Kundenliste
Sofern keine Leitweg-ID hinterlegt ist, wird die xRechnung alternativ an die E-Mail-Adresse, welche im xRechnungs-Widget hinterlegt ist gesendet oder falls diese auch nicht vergeben ist an die E-Mail-Adresse des Kunden.
Bei vorhandener Leitweg-ID wird die xRechnung über die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes an die entsprechende Behörde übermittelt.
Navigation: Auftragsverwaltung ➞ Aufträge
Zum Senden einer XRechnung nutzen Sie im Auftrag den Button „XRechnung“ und dort die Funktion „XRechnung per E-Mail senden“.
Weitere Informationen zur xRechnung / Leitweg-ID finden Sie auch auf der Seite des Bundes: https://www.e-rechnung-bund.de/rechnungssteller/