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Wann wird ein Report benötigt?
- Mit der Reporting Funktion können Daten aus Warexo exportiert werden
- Individuelle Anforderungen bzgl. des Daten-Exports können abgebildet werden
Die Reporting-Funktion ist sehr umfangreich. Es gibt viele Einstellungsmöglichkeiten. Im Nachfolgenden Beitrag möchten wir Ihnen die wichtigsten Punkte erklären, welche für „Standard-Reports“ meist ausreichend sind.
Gerne erstellen wir auch den Report nach Ihren Vorgaben, lesen Sie dazu bitte: Anforderungen für einen Report
Neuen Report anlegen
- Alle relevanten Positionen definieren
- Änderungen speichern: Button Speichern
Allgemeines
- Im Widget „Stamm“ sind folgende Positionen relevant:
- Entity
- Entity definiert das zugrundeliegende Datenbankobjekt für den Report
- Übersicht der Entitys/Datenbankstruktur: https://dbdocs.warexo.de
- Aktiv
- Haken bei „Aktiv“ muss gesetzt sein, damit Reports automatisiert im Hintergrund exportiert werden können
- Titel
- Ein eindeutiger Titel für den Report muss definiert werden
- CSV-Feldtrennzeichen
- Standard ist Semikolon ;
- CSV-Zeichenkodierung
- Standard ist UTF-8
- Export type
- Ausschließlich CSV
- Sortieren nach
- Hier kann bestimmt werden, nach welchem Kriterium der Report sortiert werden soll
- Richtung
- Richtung der Sortierung (auf- oder absteigend)
- Bedingungen
- Mit Bedingungen ist die Filterung der zu exportierenden Daten möglich
- Mögliche Filterung z.B. nach Datum, um einen Zeitraum einzugrenzen, oder nach bestimmten Kategorien, Herstellern, usw.
- Bestandteile einer Bedingung
- Verknüpfung: Und- oder Oder-Verknüpfung für Bedingungen möglich
- Feld: Feld, auf das die Bedingung angewendet wird
- Operator: Bestimmt die Art des Vergleichs des Feldwertes (z.B. „ist größer als“, „ist gleich“)
- Wert: Wert, mit dem das Feld verglichen werden soll
- Spalten
- Spalten, die der Export enthalten soll, werden unter „Spalten“ definiert
- Bestandteile des Abschnitts Spalten
- Sortierung: Bestimmt die Abarbeitung der Felder und die Abfolge der Spalten in der CSV-Datei
- Spaltentitel: Titel der Spalte in der Exportdatei
- Feld: Bestimmt Feld, aus dem der Wert ausgelesen wird
- Für weitere Einstellungen der Spalte in Modalfenster: ➞ Button: Stiftsymbol
- Gruppierung: Mögliche Gruppierungsoptionen siehe https://docs.warexo.de/Daten-Im-Export/reporting.html#spalten
- Gruppierungsparameter: Der für die Gruppierung benötigte Parameter muss hier definiert werden. Weitere Infos siehe https://docs.warexo.de/Daten-Im-Export/reporting.html#spalten
- Zus. Funktion: Erlaubt die Definition einer speziellen Funktion auf den Feldwert.
- Spaltentyp: Datentyp der Spalte kann hier definiert werden.
- Sprache
- Entity
Bedingungen
- Neue Bedingung hinzufügen
- Button + Hinzufügen auf Höhe der Position „Bedingungen“
- Verknüpfung, Feld, Operator und Wert definieren
- Damit Änderungen an Bedingungen greifen, müssen diese gespeichert werden (Button Speichern)
- Bedingung löschen
- Button x-Symbol neben der Bedingung, die gelöscht werden soll
- Speichern
- Bedingung bearbeiten
- Option 1: Inhalte der Felder „Verknüpfung“, „Feld“, „Operator“ und „Wert“ direkt ändern oder
- Option 2: Button Stiftsymbol zur Bearbeitung im Modalfenster. Änderungen müssen durch Button Übernehmen bestätigt werden
- Speichern
- Beispiele für Bedingungen
Spalten
- Neue Spalte hinzufügen
- Klicken Sie auf Höhe der Position Spalten auf + Hinzufügen
- Sortierung, Spaltentitel, Feld definieren und ggfs. über das Modalfeld weitere Einstellungen vornehmen
- Speichern
- Spalte löschen
- Button x-Symbol neben der zu löschenden Spalte
- Speichern
- Spalte bearbeiten
- Option 1: Inhalte der Felder „Sortierung“, „Spaltentitel“ und „Feld“ direkt ändern oder
- Option 2: Button Stiftsymbol zur Bearbeitung der Spalte im Modalfenster. Diese Option muss gewählt werden, wenn die Positionen Gruppierung, Gruppierungsparameter, Zus. Funktion, Spaltentyp, Sprache bearbeitet werden sollen. Änderungen müssen durch Button Übernehmen bestätigt werden
- Speichern
Report-Export starten und herunterladen
- Gewünschten Report öffnen
- Widget „Export“ ➞ Button: Export jetzt starten
- Sobald der Export abgeschlossen ist kann CSV-Datei heruntergeladen werden ➞Datei herunterladen
Export-Datei öffnen
Bitte öffnen/bearbeiten Sie die Reports ausschließlich mit LibreOffice. Werden die Dateien mit Excel bearbeitet führt das meist zu falsch gespeicherten Reporten.
LibreOffice Download:
https://de.libreoffice.org/download/download/
Anforderungen für einen Report
Gerne erstellen wir auch einen Report nach Ihren Vorgaben. Normalerweise ist dies auch der reguläre Weg, da Reporte durchaus sehr komplex werden können. Hierfür benötigen wir folgende Informationen:
1. Um welche Art von Report (Daten) handelt es sich?
- Ein Report basiert immer auf einer Datenquelle (Entity), z. B. Kunden, Angebote, Aufträge (Bestellungen), Auftragspositionen, Zahlungen, …
- Eine Mischung mehrerer Datenquellen innerhalb eines Reports ist nur bedingt möglich.
- Frage 1: Um welche Datenquelle handelt es sich in Ihrem Report?
2. Welche Bedingungen für den Report gibt es?
- Angenommen Sie benötigen einen Kundenreport. Standardmäßig sind in diesem allen vorhandenen Kunden vorhanden.
- Soll der Report eingegrenzt werden, ist dies mit sog. Bedingungen möglich, z. B. Anlegedatum, Land, Anrede, Kundengruppen, …
- Frage 2: Welche Bedingungen gibt es für Ihren Report?
3. Welche Spalten sollen im Report enthalten sein?
- Ein Report kann beliebig viele Spalten haben.
- Spalten können auch gruppiert (Beispiel 2) oder verknüpft (Beispiel 3) werden.
- Frage: 3 Welche Spalten werden in Ihrem Report benötigt?
Beispiele
- Report Kunden
- Alle Kunden, welche 2022 angelegt wurden und aus Deutschland kommen
- Kundennummer, Anrede, Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort
- Report verkaufte Artikel
- Alle verkauften Artikel des letzen Monats, gruppiert nach Artikelnummer
- Artikelnummer, Anzahl, Umsatz netto
- Report Artikel
- Alle Artikel, welche der Kategorie „ABC“ zugewiesen sind
- Artikelnummer, Artikelname, Artikelpreis, Artikelnummer+Artikelpreis (in einer Spalte)